Eine Abmahnung ist vor einer Kündigung vor allem dann erforderlich, wenn der Arbeitgeber ein Verhalten beanstandet, das der Arbeitnehmer künftig ändern kann. Sie soll dem Arbeitnehmer deutlich machen, welche Pflichtverletzung ihm vorgeworfen wird und dass bei einer Wiederholung der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist.
Das Wichtigste
Vor einer verhaltensbedingten Kündigung muss der Arbeitgeber grundsätzlich zunächst eine einschlägige Abmahnung aussprechen. Das gilt insbesondere bei steuerbaren Pflichtverletzungen wie Unpünktlichkeit, unentschuldigtem Fehlen, Verstößen gegen Arbeitsanweisungen, unzulässiger Privatnutzung betrieblicher Mittel oder unangemessenem Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen oder Kunden.
Eine Abmahnung ist ausnahmsweise entbehrlich, wenn bereits erkennbar ist, dass der Arbeitnehmer sein Verhalten auch nach einer Abmahnung nicht ändern wird. Dasselbe kann bei einer besonders schweren Pflichtverletzung gelten, bei der dem Arbeitnehmer von vornherein klar sein musste, dass der Arbeitgeber sie keinesfalls hinnehmen wird.
Eine Abmahnung ist keine bloße Formalität. Sie ist Ausdruck des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes. Bevor der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis beendet, muss er grundsätzlich prüfen, ob eine deutliche Warnung ausgereicht hätte, um weitere Pflichtverletzungen zu verhindern.
Nicht jede frühere Abmahnung genügt. Sie muss sich auf eine vergleichbare Pflichtverletzung beziehen und ihre Warnwirkung darf nicht durch Zeitablauf oder das spätere Verhalten des Arbeitgebers verloren gegangen sein.
Arbeitnehmer sollten eine Kündigung auch dann rechtzeitig prüfen lassen, wenn zuvor keine Abmahnung ausgesprochen wurde. Fehlt eine erforderliche Abmahnung, kann dies zur Unwirksamkeit einer verhaltensbedingten Kündigung führen.
Auch bei einem schweren Vorwurf ist eine Abmahnung nicht automatisch entbehrlich. Entscheidend sind die konkreten Umstände, die Schwere des Verstoßes, die bisherige Dauer des Arbeitsverhältnisses, frühere Beanstandungen und die Frage, ob künftig erneut mit einem vergleichbaren Verhalten zu rechnen ist.
Warum vor einer Kündigung häufig abgemahnt werden muss
Eine verhaltensbedingte Kündigung ist keine Bestrafung für vergangenes Fehlverhalten. Sie soll auf eine Vertragsstörung reagieren, die voraussichtlich auch in Zukunft fortbestehen wird.
Der Arbeitgeber muss deshalb darlegen können, dass auch nach der Kündigung mit weiteren Pflichtverletzungen zu rechnen gewesen wäre. Diese sogenannte negative Prognose lässt sich regelmäßig erst dann begründen, wenn der Arbeitnehmer sein Verhalten trotz einer eindeutigen Abmahnung wiederholt hat.
Die Abmahnung gibt dem Arbeitnehmer die Gelegenheit, sein Verhalten zu korrigieren. Ändert er sein Verhalten nach der Abmahnung dauerhaft, fehlt regelmäßig die Grundlage für die Annahme, dass vergleichbare Vertragsverstöße auch künftig auftreten werden.
Muss eine Abmahnung schriftlich erfolgen?
Nein. Eine Abmahnung kann grundsätzlich auch mündlich ausgesprochen werden. Aus Beweisgründen werden Abmahnungen jedoch nahezu immer schriftlich erteilt und zur Personalakte genommen. Kommt es später zu einem Kündigungsschutzprozess, muss der Arbeitgeber Inhalt und Zugang der Abmahnung beweisen können.
Welche Funktionen eine Abmahnung erfüllt
Eine arbeitsrechtliche Abmahnung muss zunächst erkennen lassen, welches konkrete Verhalten der Arbeitgeber beanstandet. Pauschale Vorwürfe wie „ständige Unzuverlässigkeit“ oder „schlechtes Verhalten“ reichen regelmäßig nicht aus.
Darüber hinaus muss der Arbeitgeber das geschilderte Verhalten als Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten rügen. Schließlich muss er deutlich machen, dass bei einer erneuten vergleichbaren Pflichtverletzung weitere arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung drohen.
Damit erfüllt die Abmahnung eine Hinweis-, Rüge- und Warnfunktion. Erst die Warnung macht für den Arbeitnehmer erkennbar, dass bei einer Wiederholung nicht lediglich mit einer weiteren Beanstandung, sondern mit einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu rechnen ist.
Bei welchen Pflichtverletzungen regelmäßig eine Abmahnung erforderlich ist
Eine vorherige Abmahnung ist vor allem bei Pflichtverletzungen erforderlich, die der Arbeitnehmer durch eine bewusste Verhaltensänderung künftig vermeiden kann.
Dazu können wiederholte Unpünktlichkeit, unentschuldigtes Fehlen, Verstöße gegen betriebliche Meldepflichten, die Nichtbeachtung zulässiger Arbeitsanweisungen, unangemessene private Internetnutzung, Verstöße gegen Dokumentationspflichten oder ein nicht hinreichend sorgfältiger Umgang mit Arbeitsmitteln gehören.
Auch bei Leistungsproblemen kann eine Abmahnung erforderlich sein, wenn dem Arbeitnehmer nicht fehlende Fähigkeiten, sondern mangelnde Anstrengung oder eine bewusst vertragswidrige Arbeitsweise vorgeworfen wird.
Ob tatsächlich eine Abmahnung ausgesprochen werden musste, hängt jedoch nicht von einer abstrakten Liste ab. Maßgeblich ist, ob der konkrete Vorwurf steuerbar war und ob eine Warnung eine Verhaltensänderung erwarten ließ.
Wann eine Abmahnung ausnahmsweise entbehrlich ist
Eine Abmahnung ist insbesondere dann nicht erforderlich, wenn sie erkennbar keinen Erfolg verspricht, weil nicht zu erwarten ist, dass der Arbeitnehmer sein Verhalten künftig ändern wird. Das kann der Fall sein, wenn der Arbeitnehmer ausdrücklich erklärt, dass er ein bestimmtes vertragswidriges Verhalten fortsetzen werde, oder wenn er eine zulässige Arbeitsanweisung endgültig und ernsthaft verweigert.
Entbehrlich kann eine Abmahnung außerdem bei besonders schweren Pflichtverletzungen sein. Voraussetzung ist, dass dem Arbeitnehmer auch ohne vorherige Warnung klar sein musste, dass der Arbeitgeber ein solches Verhalten nicht hinnehmen würde und dass dadurch der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet wird.
In Betracht kommen beispielsweise körperliche Angriffe, schwere sexuelle Belästigungen, gravierende Bedrohungen, bewusst zum Nachteil des Arbeitgebers begangene Manipulationen oder besonders schwerwiegende Vermögensdelikte.
Eine automatische Regel gibt es jedoch auch in diesen Fällen nicht. Selbst bei Straftaten oder erheblichen Vertrauensverstößen müssen die Gerichte sämtliche Umstände des Einzelfalls berücksichtigen. Dazu gehören insbesondere die Schadenshöhe, die Dauer und der bisherige Verlauf des Arbeitsverhältnisses, der Grad des Verschuldens und die Wahrscheinlichkeit einer Wiederholung.
Reicht jede frühere Abmahnung aus?
Eine Kündigung kann nur auf eine frühere Abmahnung gestützt werden, wenn diese einschlägig ist. Das bedeutet nicht, dass beide Pflichtverletzungen vollständig identisch sein müssen. Sie müssen aber aus demselben oder jedenfalls einem vergleichbaren Pflichtenkreis stammen, sodass die frühere Abmahnung den Arbeitnehmer gerade hinsichtlich des später beanstandeten Verhaltens wirksam gewarnt hat.
Eine Abmahnung wegen wiederholter Unpünktlichkeit kann daher grundsätzlich Bedeutung für eine spätere Kündigung wegen erneuter Unpünktlichkeit haben. Für eine Kündigung wegen einer Beleidigung oder eines Verstoßes gegen Verschwiegenheitspflichten ist sie dagegen regelmäßig nicht einschlägig.
Auch eine Abmahnung mit unzutreffenden, unklaren oder widersprüchlichen Vorwürfen kann ihre Warnfunktion verfehlen. Gleiches gilt, wenn sie keine Kündigungsandrohung enthält oder wenn der Arbeitgeber nach der Abmahnung erkennen lässt, dass er den Vorfall nicht mehr zum Anlass für weitere Konsequenzen nehmen will.
Wie viele Abmahnungen sind vor einer Kündigung erforderlich?
Es gibt keine allgemeine Regel, nach der vor einer Kündigung stets zwei oder drei Abmahnungen ausgesprochen werden müssen. Bei einer erheblichen Pflichtverletzung kann bereits eine einschlägige Abmahnung genügen.
Entgegen einer weit verbreiteten Annahme gibt es keine gesetzliche Regel, wonach erst nach zwei oder drei Abmahnungen gekündigt werden darf. Ob bereits eine Abmahnung genügt oder weitere erforderlich sind, hängt stets von der Schwere und Art der Pflichtverletzung ab.
Bei geringfügigen Verstößen kann dagegen eine weitere Abmahnung erforderlich sein, insbesondere wenn die erste Warnung nicht deutlich genug war oder die Pflichtverletzungen nur ein geringes Gewicht haben.
Entscheidend ist nicht die Anzahl der Abmahnungen, sondern ob dem Arbeitnehmer hinreichend deutlich vor Augen geführt wurde, dass bei einer erneuten vergleichbaren Pflichtverletzung der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist.
Kann eine unwirksame Abmahnung trotzdem eine Kündigung rechtfertigen?
Nein. Erfüllt eine Abmahnung ihre Rüge- und Warnfunktion nicht, kann sie eine spätere verhaltensbedingte Kündigung regelmäßig nicht tragen. Das gilt insbesondere, wenn die Vorwürfe unzutreffend oder zu unbestimmt sind oder keine ausreichende Warnung vor einer Kündigung enthalten. Arbeitnehmer können unter bestimmten Voraussetzungen außerdem verlangen, dass eine unberechtigte Abmahnung aus der Personalakte entfernt wird.
Muss auch vor einer fristlosen Kündigung abgemahnt werden?
Auch vor einer außerordentlichen fristlosen Kündigung ist eine vorherige Abmahnung häufig erforderlich, wenn der Kündigungsgrund auf einem steuerbaren Verhalten des Arbeitnehmers beruht und zu erwarten ist, dass eine Abmahnung künftig zu vertragsgerechtem Verhalten führen würde. § 626 BGB verlangt, dass dem Arbeitgeber die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses selbst bis zum Ablauf der ordentlichen Kündigungsfrist nicht zugemutet werden kann.
Ist zu erwarten, dass eine Abmahnung das Verhalten des Arbeitnehmers für die Zukunft korrigieren würde, ist eine sofortige Beendigung des Arbeitsverhältnisses regelmäßig unverhältnismäßig. Eine Abmahnung kann deshalb auch bei einem grundsätzlich erheblichen Pflichtverstoß das mildere Mittel sein.
Nur wenn eine Verhaltensänderung nicht zu erwarten ist oder die Pflichtverletzung so schwer wiegt, dass bereits ihre erstmalige Hinnahme ausgeschlossen ist, kann eine fristlose Kündigung ohne vorherige Abmahnung in Betracht kommen.
Ist vor einer personenbedingten oder betriebsbedingten Kündigung eine Abmahnung erforderlich?
Bei einer betriebsbedingten Kündigung ist eine Abmahnung grundsätzlich nicht erforderlich. Die Kündigung beruht nicht auf einem Fehlverhalten des Arbeitnehmers, sondern auf dem Wegfall des Beschäftigungsbedarfs.
Auch bei personenbedingten Kündigungen ist eine Abmahnung regelmäßig nicht das geeignete Mittel. Personenbedingte Kündigungsgründe beruhen typischerweise darauf, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung nicht oder nicht mehr erbringen kann, obwohl er seine Pflichten erfüllen möchte.
Die Abgrenzung kann im Einzelfall schwierig sein. Beruht eine Leistungsstörung beispielsweise nicht auf fehlendem Können, sondern auf fehlender Anstrengung, kann statt einer personenbedingten eine verhaltensbedingte Kündigung vorliegen. Dann kann eine vorherige Abmahnung erforderlich sein.
Was gilt während der Probezeit oder im Kleinbetrieb?
Auch während einer vereinbarten Probezeit kann eine Abmahnung rechtlich relevant sein. Allerdings findet der allgemeine Kündigungsschutz nach dem Kündigungsschutzgesetz regelmäßig erst Anwendung, wenn das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate bestanden hat und der Betrieb die erforderliche Beschäftigtenzahl erreicht.
Außerhalb des allgemeinen Kündigungsschutzes muss der Arbeitgeber eine ordentliche Kündigung grundsätzlich nicht anhand eines verhaltensbedingten Kündigungsgrundes rechtfertigen. Deshalb ist eine vorherige Abmahnung dort häufig keine Wirksamkeitsvoraussetzung. Etwas anderes kann sich allerdings aus besonderen gesetzlichen Kündigungsschutzvorschriften oder aus den allgemeinen Grenzen der Rechtsausübung ergeben.
Das bedeutet jedoch nicht, dass Kündigungen in der Wartezeit oder im Kleinbetrieb vollständig kontrollfrei wären. Sie dürfen insbesondere nicht sittenwidrig, treuwidrig, diskriminierend oder aus anderen gesetzlichen Gründen unwirksam sein.
Für eine außerordentliche Kündigung nach § 626 BGB gelten die Anforderungen an den wichtigen Grund und die Verhältnismäßigkeit dagegen unabhängig von der Betriebsgröße und der Dauer des Arbeitsverhältnisses. Auch hier kann deshalb eine vorherige Abmahnung erforderlich sein.
Was Arbeitnehmer nach einer Kündigung prüfen sollten
Wurde eine Kündigung mit einem Fehlverhalten begründet, sollte zunächst geprüft werden, ob überhaupt eine einschlägige Abmahnung vorliegt. Ebenso wichtig ist, ob der abgemahnte und der später zur Kündigung herangezogene Vorwurf tatsächlich vergleichbar sind.
Darüber hinaus ist zu prüfen, ob die Abmahnung inhaltlich bestimmt war, ob der zugrunde liegende Vorwurf zutraf und ob die Warnung noch Wirkung entfalten konnte. Auch bei einer Kündigung ohne vorherige Abmahnung muss genau untersucht werden, ob tatsächlich ein Ausnahmefall vorlag.
Wer eine schriftliche Kündigung erhalten hat, muss die dreiwöchige Klagefrist beachten. Nach § 4 KSchG muss eine Kündigungsschutzklage grundsätzlich innerhalb von drei Wochen nach Zugang der Kündigung beim Arbeitsgericht eingehen. Die Frist gilt auch dann, wenn die Kündigung offensichtlich ohne erforderliche Abmahnung ausgesprochen wurde.
Juristische Einordnung
Die Pflicht zur vorherigen Abmahnung folgt bei der ordentlichen verhaltensbedingten Kündigung aus dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz und ist durch die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts näher ausgestaltet worden. Die Kündigung ist nur gerechtfertigt, wenn keine mildere geeignete Reaktion zur Verfügung steht.
Für die außerordentliche Kündigung ergibt sich derselbe Grundgedanke aus § 626 Abs. 1 BGB. Ergänzend bringt § 314 Abs. 2 BGB für Dauerschuldverhältnisse zum Ausdruck, dass eine Kündigung wegen einer Pflichtverletzung grundsätzlich erst nach erfolgloser Abmahnung oder Fristsetzung zulässig ist.
Die Abmahnung ist entbehrlich, wenn eine Verhaltensänderung auch nach einer Warnung nicht zu erwarten ist oder wenn die Pflichtverletzung so schwer wiegt, dass bereits ihre erstmalige Hinnahme für den Arbeitgeber offensichtlich unzumutbar wäre.
Maßgeblich ist deshalb keine schematische Einteilung bestimmter Vorwürfe. Entscheidend sind stets die Zukunftsprognose, die Schwere der Pflichtverletzung, das bisherige Arbeitsverhältnis und die beiderseitigen Interessen.
Autor
Rechtsanwalt Max Matveev berät und vertritt ausschließlich Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Arbeitsrecht für die Kanzlei Dieks. Seine Schwerpunkte liegen insbesondere bei Kündigungen, im Kündigungsschutz, bei Aufhebungsverträgen, Abfindungsverhandlungen und weiteren Konflikten rund um die Beendigung von Arbeitsverhältnissen. Vor seiner Tätigkeit auf Arbeitnehmerseite war Max Matveev viele Jahre für Arbeitgeber tätig. Er kennt daher nicht nur die rechtlichen Anforderungen an Kündigungen und andere arbeitsrechtliche Maßnahmen, sondern auch die internen Entscheidungswege, wirtschaftlichen Erwägungen und typischen Verhandlungsstrategien auf Arbeitgeberseite. Diese Erfahrung setzt er heute gezielt für die Interessen von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ein.
Max Matveev ist Mitglied der Arbeitsgemeinschaft Arbeitsrecht im Deutschen Anwaltverein und befasst sich zudem intensiv mit der Digitalisierung anwaltlicher Arbeit. Sein Ziel ist es, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern Zugang zu bezahlbarer anwaltlicher Beratung und Vertretung zu ermöglichen.