Ein Arbeitszeugnis dokumentiert die Dauer und den Inhalt eines Arbeitsverhältnisses. Vor allem das qualifizierte Arbeitszeugnis kann für spätere Bewerbungen erhebliche Bedeutung haben. Arbeitnehmer sollten deshalb darauf achten, dass ihnen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein vollständiges und inhaltlich zutreffendes Zeugnis erteilt wird.
Arbeitnehmer haben bei Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses grundsätzlich Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Der Anspruch folgt aus § 109 Gewerbeordnung. Sie können ein einfaches Zeugnis verlangen, das Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit enthält. Auf ausdrückliches Verlangen muss der Arbeitgeber ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ausstellen, das zusätzlich Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis bewertet.
Der Zeugnisanspruch besteht unabhängig davon, ob das Arbeitsverhältnis durch Kündigung, Aufhebungsvertrag, Befristungsablauf oder aus einem anderen Grund endet. Auch die Dauer des Arbeitsverhältnisses ist grundsätzlich unerheblich.
Das Wichtigste
Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis entsteht mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Arbeitnehmer sollten ausdrücklich ein qualifiziertes Arbeitszeugnis verlangen, weil der Arbeitgeber andernfalls grundsätzlich nur ein einfaches Zeugnis schuldet.
Der Anspruch besteht auch während einer laufenden Kündigungsschutzklage. Sobald das Ende des Arbeitsverhältnisses absehbar ist, kann regelmäßig ein vorläufiges Zeugnis verlangt werden.
Das Zeugnis muss klar, verständlich, wahr und wohlwollend formuliert sein. Es darf keine versteckten Hinweise enthalten, die den Zweck haben, den Arbeitnehmer in seinem beruflichen Fortkommen zu beeinträchtigen.
Arbeitsvertragliche oder tarifvertragliche Ausschlussfristen können dazu führen, dass ein Zeugnisanspruch verloren geht. Arbeitnehmer sollten das Zeugnis deshalb möglichst frühzeitig schriftlich anfordern.
Wer kann ein Arbeitszeugnis verlangen?
Der gesetzliche Zeugnisanspruch aus § 109 GewO steht Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern zu. Er gilt insbesondere für Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte, geringfügig Beschäftigte, befristet Beschäftigte und leitende Angestellte.
Auch bei einer nur kurzen Beschäftigungsdauer besteht grundsätzlich ein Zeugnisanspruch. Bei sehr kurzen Arbeitsverhältnissen kann allerdings fraglich sein, ob der Arbeitgeber die Leistung und das Verhalten bereits zuverlässig beurteilen kann. Der Anspruch auf ein einfaches Zeugnis bleibt hiervon unberührt.
Auszubildende haben nach § 16 Berufsbildungsgesetz einen eigenständigen Zeugnisanspruch. Praktikanten können ebenfalls einen Zeugnisanspruch haben, abhängig von der rechtlichen Ausgestaltung des Praktikums.
Wann entsteht der Anspruch?
Nach § 109 Abs. 1 GewO besteht der Anspruch „bei Beendigung“ des Arbeitsverhältnisses. Das Zeugnis ist grundsätzlich mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu erteilen. Benötigt der Arbeitnehmer das Zeugnis bereits für Bewerbungen während der Kündigungsfrist, kann er regelmäßig schon vorher die Ausstellung eines vorläufigen Arbeitszeugnisses verlangen.
Wurde eine Kündigung ausgesprochen, kann der Arbeitnehmer bereits vor Ablauf der Kündigungsfrist ein Zeugnis verlangen. Dies ist erforderlich, weil er das Zeugnis regelmäßig für Bewerbungen benötigt. Solange das Arbeitsverhältnis noch nicht beendet ist, wird in der Praxis häufig zunächst ein vorläufiges Arbeitszeugnis ausgestellt.
Wird später rechtskräftig festgestellt, dass das Arbeitsverhältnis zu einem anderen Zeitpunkt geendet hat, oder ändern sich bis zum Beendigungsdatum noch wesentliche Umstände, kann eine Anpassung des Zeugnisses erforderlich sein.
Besteht der Anspruch auch bei einer Kündigungsschutzklage?
Der Zeugnisanspruch entfällt nicht dadurch, dass Arbeitnehmer gegen ihre Kündigung klagen. Während eines Kündigungsschutzverfahrens ist häufig noch offen, ob und wann das Arbeitsverhältnis endet. Trotzdem benötigt der Arbeitnehmer möglicherweise bereits ein Zeugnis für Bewerbungen.
In dieser Situation kann regelmäßig ein vorläufiges qualifiziertes Arbeitszeugnis verlangt werden. Endet das Arbeitsverhältnis später tatsächlich, muss der Arbeitgeber ein endgültiges Zeugnis erteilen.
In arbeitsgerichtlichen Vergleichen wird häufig ausdrücklich vereinbart, dass der Arbeitgeber ein qualifiziertes Endzeugnis mit einer bestimmten Leistungs- und Verhaltensbewertung erteilt. Dabei sollte möglichst genau geregelt werden, welche Note, welche Schlussformel und gegebenenfalls welcher Zeugnisentwurf zugrunde gelegt werden sollen.
Einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis?
Ein einfaches Arbeitszeugnis enthält lediglich Angaben zur Person des Arbeitnehmers sowie zu Art und Dauer der Beschäftigung. Eine Bewertung der Arbeitsleistung oder des Sozialverhaltens findet nicht statt.
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis enthält darüber hinaus eine Beurteilung der Leistung und des Verhaltens des Arbeitnehmers. Dazu gehören regelmäßig Aussagen über Arbeitsbereitschaft, Arbeitsbefähigung, Fachwissen, Arbeitsweise, Arbeitserfolg und Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und gegebenenfalls Kunden.
Der Arbeitgeber muss ein qualifiziertes Zeugnis nur erteilen, wenn der Arbeitnehmer dies verlangt. Arbeitnehmer sollten daher nicht lediglich um „ein Arbeitszeugnis“, sondern ausdrücklich um „ein qualifiziertes Arbeitszeugnis“ bitten.
Muss der Arbeitgeber das Zeugnis automatisch erteilen?
Nach dem Wortlaut des § 109 GewO hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Erteilung eines Zeugnisses. In der Praxis sollte er diesen Anspruch jedoch ausdrücklich geltend machen. Dies gilt insbesondere für das qualifizierte Arbeitszeugnis, weil die Aufnahme einer Leistungs- und Verhaltensbeurteilung ein entsprechendes Verlangen voraussetzt.
Bei Auszubildenden ist die Rechtslage anders ausgestaltet. Nach § 16 BBiG muss der Ausbildende bei Beendigung des Berufsausbildungsverhältnisses grundsätzlich ein Zeugnis ausstellen.
Muss das Arbeitszeugnis schriftlich ausgestellt werden?
Das Arbeitszeugnis muss grundsätzlich in einer Form erteilt werden, die seiner Funktion als Bewerbungsunterlage gerecht wird. Nach der aktuellen Fassung des § 109 GewO kann das Zeugnis mit Einwilligung des Arbeitnehmers auch in elektronischer Form erteilt werden.
Ohne eine entsprechende Einwilligung kann der Arbeitnehmer weiterhin ein schriftliches Zeugnis verlangen. Ein bloßes eingescanntes Dokument oder eine einfache E-Mail erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Form nicht ohne Weiteres.
Das Zeugnis muss außerdem von einer vertretungsberechtigten oder gegenüber dem Arbeitnehmer erkennbar ranghöheren Person unterzeichnet sein. Aus Form und Gestaltung darf nicht der Eindruck entstehen, der Arbeitgeber distanziere sich vom Inhalt des Zeugnisses.
Was muss im Arbeitszeugnis stehen?
Ein einfaches Zeugnis muss mindestens Art und Dauer der Tätigkeit enthalten. Die Tätigkeitsbeschreibung muss so konkret sein, dass sich ein künftiger Arbeitgeber ein nachvollziehbares Bild von den wesentlichen Aufgaben machen kann.
Ein qualifiziertes Zeugnis enthält zusätzlich eine Bewertung von Leistung und Verhalten. Die Angaben müssen wahrheitsgemäß sein. Gleichzeitig muss das Zeugnis von verständigem Wohlwollen getragen sein und darf das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers nicht unnötig erschweren.
Nach § 109 Abs. 2 GewO muss das Zeugnis klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als die aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen.
Welche Zeugnisnote steht Arbeitnehmern zu?
Arbeitnehmer haben keinen automatischen Anspruch auf eine gute oder sehr gute Bewertung. Das Zeugnis muss vielmehr die tatsächlich erbrachte Leistung zutreffend wiedergeben.
Die arbeitsgerichtliche Rechtsprechung geht bei einer durchschnittlichen Leistung grundsätzlich von einer befriedigenden Bewertung aus. Verlangt ein Arbeitnehmer eine überdurchschnittliche Bewertung, muss er im Streitfall regelmäßig darlegen und beweisen, dass seine Leistungen überdurchschnittlich waren.
Bewertet der Arbeitgeber den Arbeitnehmer unterdurchschnittlich, muss grundsätzlich der Arbeitgeber die Tatsachen darlegen, die eine solche schlechtere Bewertung rechtfertigen.
Was gilt bei einem Aufhebungsvertrag?
Auch nach Abschluss eines Aufhebungsvertrags besteht der gesetzliche Zeugnisanspruch. Sinnvoll ist es, den Inhalt des Zeugnisses bereits im Aufhebungsvertrag zu regeln.
Eine bloße Vereinbarung, wonach ein „wohlwollendes qualifiziertes Zeugnis“ erteilt wird, verhindert spätere Streitigkeiten häufig nicht. Besser ist eine konkrete Regelung zur Leistungs- und Verhaltensnote. Noch sicherer kann es sein, einen abgestimmten Zeugnisentwurf zum Bestandteil der Vereinbarung zu machen.
Auch die Schlussformel mit Dank, Bedauern und Zukunftswünschen sollte ausdrücklich vereinbart werden, wenn sie enthalten sein soll. Sie gehört grundsätzlich nicht zum gesetzlich geschuldeten Inhalt eines Arbeitszeugnisses. Ein gesetzlicher Anspruch auf eine solche Schlussformel besteht daher regelmäßig nicht.
Kann der Anspruch verfallen oder verjähren?
Der Anspruch auf Erteilung eines Arbeitszeugnisses unterliegt grundsätzlich der regelmäßigen gesetzlichen Verjährungsfrist. Diese beträgt drei Jahre und beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Arbeitnehmer von den anspruchsbegründenden Umständen Kenntnis hatte.
In Arbeitsverträgen und Tarifverträgen finden sich jedoch häufig deutlich kürzere Ausschlussfristen. Danach können Ansprüche beispielsweise bereits verfallen, wenn sie nicht innerhalb von drei Monaten schriftlich oder in Textform geltend gemacht werden.
Daneben kann ein Zeugnisanspruch verwirken, wenn der Arbeitnehmer ihn über längere Zeit nicht geltend macht und der Arbeitgeber aufgrund besonderer Umstände darauf vertrauen durfte, dass der Anspruch nicht mehr verfolgt wird.
Arbeitnehmer sollten das Zeugnis daher nicht erst Monate oder Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses verlangen.
Was kann ich tun, wenn der Arbeitgeber kein Zeugnis ausstellt?
Zunächst sollte der Arbeitgeber schriftlich unter Setzung einer angemessenen Frist zur Erteilung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses aufgefordert werden. In der Aufforderung sollten die genaue Art des verlangten Zeugnisses und das Beendigungsdatum genannt werden.
Reagiert der Arbeitgeber nicht, kann der Zeugnisanspruch vor dem Arbeitsgericht eingeklagt werden. Der Klageantrag muss hinreichend bestimmt bezeichnen, ob ein einfaches oder qualifiziertes Zeugnis verlangt wird.
Hat sich der Arbeitgeber bereits durch einen gerichtlichen Vergleich oder ein Urteil zur Zeugniserteilung verpflichtet, kann der Anspruch gegebenenfalls im Wege der Zwangsvollstreckung durchgesetzt werden. Ob ein Vollstreckungstitel ausreichend bestimmt ist, hängt stark von seiner konkreten Formulierung ab.
Kann ich ein fehlerhaftes Zeugnis berichtigen lassen?
Ein Zeugnis muss inhaltlich richtig, vollständig und formell ordnungsgemäß sein. Enthält es unzutreffende Angaben, fehlen wesentliche Tätigkeiten oder entspricht die Bewertung nicht der tatsächlichen Leistung, kann ein Anspruch auf Berichtigung bestehen.
Arbeitnehmer sollten konkrete Änderungswünsche benennen und möglichst einen eigenen Formulierungsvorschlag vorlegen. Im Streitfall muss allerdings differenziert werden, welche Partei die tatsächlichen Voraussetzungen der gewünschten Bewertung beweisen muss.
Nach einer Berichtigung darf das Zeugnis grundsätzlich nicht erkennen lassen, dass es erst nach einer rechtlichen Auseinandersetzung ausgestellt wurde. Auch das Ausstellungsdatum sollte grundsätzlich so gewählt werden, dass dem Arbeitnehmer durch die spätere Berichtigung keine Nachteile entstehen.
Praktische Empfehlung
Verlangen Sie das qualifizierte Arbeitszeugnis möglichst bereits unmittelbar nach Ausspruch einer Kündigung oder bei Abschluss eines Aufhebungsvertrags. Prüfen Sie nicht nur die Zeugnisnote, sondern auch die Tätigkeitsbeschreibung, das Beendigungsdatum, die Verhaltensbewertung, die Unterschrift und mögliche missverständliche Formulierungen.
Bei einer einvernehmlichen Beendigung sollte der Zeugnisinhalt möglichst konkret in die Vereinbarung aufgenommen werden. Allgemeine Formulierungen wie „wohlwollend“ oder „branchenüblich“ bieten häufig keine ausreichende Sicherheit.
Rechtliche Einordnung
Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis richtet sich für Arbeitnehmer nach § 109 GewO. Danach besteht bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zunächst ein Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis über Art und Dauer der Tätigkeit. Der Arbeitnehmer kann darüber hinaus verlangen, dass sich das Zeugnis auch auf seine Leistung und sein Verhalten im Arbeitsverhältnis erstreckt. Erst durch dieses Verlangen wird der Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis konkretisiert.
Der Anspruch entsteht rechtlich mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Maßgeblich ist nicht der Grund der Beendigung. Der Anspruch besteht deshalb gleichermaßen nach einer Arbeitgeberkündigung, Eigenkündigung, einem Aufhebungsvertrag oder dem Ablauf einer Befristung. Auch ein nur kurzfristiges Arbeitsverhältnis schließt den Anspruch nicht aus. War die Beschäftigungsdauer jedoch so kurz, dass eine belastbare Leistungs- und Verhaltensbewertung kaum möglich ist, kann sich dies auf den möglichen Inhalt des qualifizierten Zeugnisses auswirken.
Nach Ausspruch einer Kündigung kann der Arbeitnehmer das Zeugnis grundsätzlich bereits vor dem tatsächlichen Ablauf der Kündigungsfrist verlangen, wenn er es für Bewerbungen benötigt. Solange das Arbeitsverhältnis noch besteht und sein endgültiger Verlauf nicht vollständig feststeht, darf der Arbeitgeber das Dokument als vorläufiges Zeugnis bzw. „Zwischenzeugnis“ bezeichnen. Der Zeugnisanspruch wird auch nicht dadurch ausgeschlossen, dass über die Wirksamkeit der Kündigung noch ein Kündigungsschutzprozess geführt wird.
§ 109 Abs. 2 GewO begründet zudem Anforderungen an Inhalt und Sprache. Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Formulierungen oder äußeren Merkmale enthalten, die den Zweck haben, eine andere als die aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen. Hieraus folgt das Verbot sogenannter Geheimzeichen. Daneben gelten die von der Rechtsprechung entwickelten Grundsätze der Zeugniswahrheit und des verständigen Wohlwollens. Der Arbeitgeber darf keine unrichtigen positiven Angaben machen, muss das Zeugnis aber so formulieren, dass das berufliche Fortkommen nicht durch unnötig abwertende oder missverständliche Aussagen erschwert wird.
Der gesetzliche Zeugnisanspruch ist ein Erfüllungsanspruch. Der Arbeitgeber schuldet daher nicht lediglich irgendein Dokument, sondern ein inhaltlich richtiges, vollständiges und formell ordnungsgemäßes Zeugnis. Enthält das Zeugnis falsche Beschäftigungsdaten, eine unvollständige Tätigkeitsbeschreibung, sachlich nicht gerechtfertigte Bewertungen oder formelle Mängel, kann der Arbeitnehmer Berichtigung beziehungsweise Neuerteilung verlangen.
Bei der Leistungsbewertung besteht kein Anspruch auf eine bestimmte Wunschnote. Maßgeblich ist die tatsächlich erbrachte Leistung. Nach der Rechtsprechung gilt eine befriedigende Bewertung grundsätzlich als mittlere Bewertung. Verlangt der Arbeitnehmer eine bessere Beurteilung, muss er regelmäßig die Tatsachen darlegen und gegebenenfalls beweisen, aus denen sich eine überdurchschnittliche Leistung ergibt. Will der Arbeitgeber eine unterdurchschnittliche Bewertung erteilen, muss er seinerseits die hierfür maßgeblichen Tatsachen darlegen.
Vom Endzeugnis ist das Zwischenzeugnis zu unterscheiden. Ein ausdrücklicher gesetzlicher Anspruch auf ein Zwischenzeugnis ist in § 109 GewO nicht geregelt. Er wird vielmehr aus der arbeitsvertraglichen Rücksichtnahmepflicht nach § 241 Abs. 2 BGB hergeleitet und setzt grundsätzlich ein berechtigtes Interesse voraus. Ein solches Interesse kann insbesondere bei einem Vorgesetztenwechsel, einer Versetzung, einer längeren Unterbrechung, einer angekündigten Kündigung oder zur Vorbereitung einer Bewerbung bestehen. Die interne Arbeitsgrundlage nennt insbesondere Änderungen des Aufgabenbereichs, einen Wechsel des Vorgesetzten und die Vorbereitung eines beruflichen Wechsels als anerkannte Interessen.
Kommt der Arbeitgeber seiner Verpflichtung nicht nach, kann der Arbeitnehmer vor dem Arbeitsgericht auf Erteilung eines einfachen oder qualifizierten Zeugnisses klagen. Bei einem Berichtigungsbegehren muss hinreichend konkret bezeichnet werden, welche Angaben oder Bewertungen beanstandet werden. Wurde die Zeugniserteilung bereits in einem arbeitsgerichtlichen Vergleich geregelt, hängt die Vollstreckbarkeit wesentlich davon ab, wie bestimmt die vereinbarte Zeugnisregelung gefasst ist. Eine Vereinbarung lediglich über ein „wohlwollendes qualifiziertes Zeugnis“ lässt regelmäßig deutlich mehr Streitpotenzial als die Festlegung einer konkreten Bewertung oder eines abgestimmten Zeugnistextes.
Autor
Rechtsanwalt Max Matveev berät und vertritt ausschließlich Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Arbeitsrecht für die Kanzlei Dieks. Seine Schwerpunkte liegen insbesondere bei Kündigungen, im Kündigungsschutz, bei Aufhebungsverträgen, Abfindungsverhandlungen und weiteren Konflikten rund um die Beendigung von Arbeitsverhältnissen. Vor seiner Tätigkeit auf Arbeitnehmerseite war Max Matveev viele Jahre für Arbeitgeber tätig. Er kennt daher nicht nur die rechtlichen Anforderungen an Kündigungen und andere arbeitsrechtliche Maßnahmen, sondern auch die internen Entscheidungswege, wirtschaftlichen Erwägungen und typischen Verhandlungsstrategien auf Arbeitgeberseite. Diese Erfahrung setzt er heute gezielt für die Interessen von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ein.
Max Matveev ist Mitglied der Arbeitsgemeinschaft Arbeitsrecht im Deutschen Anwaltverein und befasst sich zudem intensiv mit der Digitalisierung anwaltlicher Arbeit. Sein Ziel ist es, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern Zugang zu bezahlbarer anwaltlicher Beratung und Vertretung zu ermöglichen.