Ein betriebliches Eingliederungsmanagement soll dabei helfen, gesundheitliche Belastungen am Arbeitsplatz zu erkennen, weitere Arbeitsunfähigkeit zu vermeiden und das Arbeitsverhältnis dauerhaft zu erhalten. Häufig wird dafür die Abkürzung BEM verwendet.
Ein betriebliches Eingliederungsmanagement ist ein gesetzlich vorgesehenes Klärungsverfahren für Beschäftigte, die innerhalb eines Zeitraums von zwölf Monaten länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig waren. Gemeinsam soll geprüft werden, wie die bestehende Arbeitsunfähigkeit überwunden, erneuten Erkrankungen vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden kann. Der Arbeitgeber muss das BEM anbieten. Die Teilnahme ist für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer jedoch freiwillig.
Das Wichtigste
Ein BEM ist keine medizinische Untersuchung und kein Personalgespräch zur Kontrolle von Krankheitsursachen. Arbeitnehmer müssen ihre Diagnosen grundsätzlich nicht offenlegen.
Das Verfahren soll vielmehr konkrete Lösungen für eine gesundheitsgerechte Weiterbeschäftigung finden. Denkbar sind beispielsweise eine Anpassung des Arbeitsplatzes, technische Hilfsmittel, Veränderungen der Arbeitszeit, eine stufenweise Wiedereingliederung, die Umverteilung einzelner Aufgaben oder die Beschäftigung auf einem anderen geeigneten Arbeitsplatz.
Besondere Bedeutung hat das BEM bei einer krankheitsbedingten Kündigung. Es ist zwar keine formelle Voraussetzung für die Wirksamkeit der Kündigung. Hat der Arbeitgeber jedoch kein ordnungsgemäßes BEM angeboten, muss er regelmäßig besonders umfassend darlegen, warum keine mildere Maßnahme als die Kündigung in Betracht gekommen wäre.
Wann muss der Arbeitgeber ein BEM anbieten?
Die Verpflichtung entsteht, wenn ein Beschäftigter innerhalb der vergangenen zwölf Monate länger als sechs Wochen arbeitsunfähig war. Dabei werden nicht nur zusammenhängende Krankheitszeiten berücksichtigt. Auch mehrere kürzere Erkrankungen werden zusammengerechnet.
Maßgeblich ist kein festes Kalenderjahr. Betrachtet wird grundsätzlich ein gleitender Zeitraum von zwölf Monaten. Das BEM kann daher auch erforderlich werden, wenn sich die Fehlzeiten über zwei Kalenderjahre verteilen.
Die Verpflichtung gilt für sämtliche Beschäftigte. Eine anerkannte Schwerbehinderung, eine Gleichstellung oder eine bestimmte Betriebsgröße ist nicht erforderlich. Auch während der Probezeit und in einem Kleinbetrieb kann der Arbeitgeber grundsätzlich zur Durchführung eines BEM verpflichtet sein.
Muss ich an einem BEM teilnehmen?
Die Teilnahme ist freiwillig. Ein BEM darf nur mit Zustimmung der betroffenen Person durchgeführt werden. Arbeitnehmer können das Angebot ablehnen und eine bereits erteilte Zustimmung grundsätzlich auch wieder zurücknehmen.
Eine Ablehnung sollte trotzdem nicht vorschnell erfolgen. Kommt es später zu einer krankheitsbedingten Kündigung, kann sich der Arbeitnehmer häufig schlechter darauf berufen, ein BEM hätte eine Weiterbeschäftigung ermöglicht, wenn er ein ordnungsgemäßes Angebot zuvor ohne nähere Prüfung abgelehnt hat.
Vor einer Entscheidung sollte deshalb geklärt werden, wer an dem Gespräch teilnehmen soll, welche Daten erhoben werden, wie diese verwendet werden und welche konkreten Ziele der Arbeitgeber mit dem Verfahren verfolgt.
Was muss in der Einladung zum BEM stehen?
Der Arbeitgeber muss verständlich über die Ziele des BEM informieren. Außerdem muss er darauf hinweisen, welche Daten erhoben und verwendet werden sollen und in welchem Umfang diese für das Verfahren erforderlich sind.
Die Einladung darf nicht den Eindruck erwecken, die Teilnahme sei verpflichtend. Sie sollte außerdem erkennen lassen, welche Personen oder Stellen beteiligt werden können. Arbeitnehmer dürfen eine Vertrauensperson eigener Wahl hinzuziehen. Auf dieses Recht muss der Arbeitgeber hinweisen.
Eine unvollständige oder missverständliche Einladung kann dazu führen, dass das BEM nicht als ordnungsgemäß angeboten gilt. Das kann insbesondere in einem späteren Kündigungsschutzverfahren erheblich werden.
Wer nimmt an einem BEM-Gespräch teil?
Beteiligt ist zunächst der betroffene Arbeitnehmer. Auf Arbeitgeberseite nehmen häufig eine für das BEM zuständige Person, die Personalabteilung oder eine Führungskraft teil.
Soweit vorhanden und vom Arbeitnehmer gewünscht, können der Betriebsrat oder der Personalrat einbezogen werden. Bei schwerbehinderten oder gleichgestellten Beschäftigten kommt zusätzlich die Beteiligung der Schwerbehindertenvertretung in Betracht.
Soweit erforderlich, wird der Betriebsarzt hinzugezogen. Kommen Leistungen zur Teilhabe oder begleitende Hilfen im Arbeitsleben in Betracht, muss der Arbeitgeber die zuständigen Rehabilitationsträger oder bei schwerbehinderten Beschäftigten das Integrationsamt beziehungsweise Inklusionsamt einbeziehen.
Muss ich meine Diagnose offenlegen?
Arbeitnehmer müssen dem Arbeitgeber grundsätzlich keine konkrete Diagnose mitteilen. Für das BEM kommt es nicht in erster Linie auf die Bezeichnung der Erkrankung an, sondern auf die Auswirkungen auf die Arbeitsfähigkeit und auf mögliche betriebliche Lösungen.
Sinnvoll kann es beispielsweise sein, funktionale Einschränkungen zu beschreiben. Dazu kann gehören, dass bestimmte körperliche Belastungen, Schichtarbeit, Zeitdruck, Nachtarbeit oder einzelne Bewegungsabläufe vorübergehend oder dauerhaft vermieden werden sollten.
Medizinische Einzelheiten sollten nur mit Bedacht offengelegt werden. Vor dem Gespräch sollte geklärt sein, welche Informationen tatsächlich benötigt werden, wer Zugang zu ihnen erhält und wie lange sie gespeichert werden.
Wie läuft ein BEM ab?
Einen gesetzlich vollständig festgelegten Ablauf gibt es nicht. Das Verfahren muss ergebnisoffen und auf den konkreten Einzelfall zugeschnitten sein.
Zunächst muss der Arbeitgeber ein ordnungsgemäßes Angebot unterbreiten. Nach der Zustimmung werden die gesundheitlich relevanten Belastungen und die Anforderungen des Arbeitsplatzes erörtert. Anschließend wird geprüft, welche Veränderungen eine Rückkehr oder eine dauerhafte Weiterbeschäftigung ermöglichen könnten.
In Betracht kommen unter anderem technische oder organisatorische Anpassungen, eine Veränderung des Arbeitsplatzes, andere Arbeitszeiten, eine Verringerung bestimmter Belastungen, Qualifizierungsmaßnahmen, eine Versetzung oder Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben.
Vernünftige Vorschläge der Beteiligten müssen ernsthaft geprüft und sachlich erörtert werden. Ein Gespräch, dessen Ergebnis bereits vorher feststeht oder das lediglich der Vorbereitung einer Kündigung dient, erfüllt den Zweck des BEM nicht.
Welche Maßnahmen können vereinbart werden?
Welche Maßnahme geeignet ist, hängt von der Erkrankung, den betrieblichen Möglichkeiten und dem konkreten Arbeitsplatz ab. Das BEM begründet nicht automatisch einen Anspruch auf jede gewünschte Veränderung. Der Arbeitgeber muss ernsthaft prüfen, welche zumutbaren und geeigneten Maßnahmen zur Verfügung stehen.
Möglich sind beispielsweise ergonomische Arbeitsmittel, technische Hilfen, eine Änderung von Arbeitsabläufen, die Herausnahme einzelner Tätigkeiten, eine Veränderung der Lage oder Verteilung der Arbeitszeit, eine vorübergehende Entlastung, eine Qualifizierung oder eine Beschäftigung auf einem anderen freien Arbeitsplatz.
Auch eine stufenweise Wiedereingliederung kann Bestandteil der Überlegungen sein. Sie ist jedoch rechtlich vom BEM zu unterscheiden. Während des sogenannten Hamburger Modells besteht regelmäßig weiterhin Arbeitsunfähigkeit. Die Rückkehr erfolgt schrittweise nach einem ärztlich abgestimmten Plan.
Was gilt für den Datenschutz?
Gesundheitsdaten gehören zu den besonders geschützten personenbezogenen Daten. Der Arbeitgeber darf deshalb nicht unbegrenzt Informationen über Erkrankungen sammeln oder in die allgemeine Personalakte aufnehmen.
Vor Beginn des Verfahrens muss nachvollziehbar geklärt werden, welche Daten für das BEM benötigt werden, zu welchem Zweck sie verarbeitet werden, wer Zugriff erhält und wann sie gelöscht werden. Die BEM-Unterlagen sollten grundsätzlich getrennt von der allgemeinen Personalakte geführt werden.
In der Personalakte kann regelmäßig dokumentiert werden, dass ein BEM angeboten, angenommen oder abgelehnt wurde und wann das Verfahren beendet worden ist. Detaillierte medizinische Angaben oder Gesprächsinhalte gehören dagegen nicht ohne Weiteres in die Personalakte.
Arbeitnehmer sollten Einwilligungserklärungen sorgfältig lesen. Pauschale Erklärungen, die eine weitreichende Erhebung oder Weitergabe sämtlicher Gesundheitsdaten erlauben, können problematisch sein.
Kann ein BEM mehrfach erforderlich sein?
Ein einmal durchgeführtes BEM erledigt die Verpflichtung des Arbeitgebers nicht dauerhaft. Entstehen nach Abschluss des Verfahrens erneut Arbeitsunfähigkeitszeiten von mehr als sechs Wochen innerhalb von zwölf Monaten, muss grundsätzlich ein neues BEM angeboten werden.
Das gilt auch dann, wenn bereits zuvor ein BEM durchgeführt wurde oder einzelne Maßnahmen noch fortwirken. Denn neue Fehlzeiten können auf veränderten gesundheitlichen oder betrieblichen Umständen beruhen und andere Lösungen erforderlich machen.
Auch nach einer früheren Ablehnung kann ein erneutes Angebot notwendig werden, wenn sich später erneut die gesetzlichen Fehlzeiten angesammelt haben. Ein einmal durchgeführtes BEM erledigt die Verpflichtung des Arbeitgebers nicht dauerhaft. Treten nach Abschluss des Verfahrens erneut Arbeitsunfähigkeitszeiten von insgesamt mehr als sechs Wochen innerhalb eines Jahres auf, muss grundsätzlich ein neues BEM angeboten werden.
Welche Bedeutung hat das BEM für eine krankheitsbedingte Kündigung?
Das BEM ist keine eigenständige Voraussetzung der krankheitsbedingten Kündigung. Eine Kündigung wird deshalb nicht allein dadurch unwirksam, dass kein BEM durchgeführt wurde.
Für die Prüfung der Verhältnismäßigkeit hat das Verfahren jedoch erhebliche Bedeutung. Eine krankheitsbedingte Kündigung kommt nur in Betracht, wenn keine geeignete mildere Möglichkeit zur Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses besteht. Genau solche Möglichkeiten soll das BEM ermitteln.
Hat der Arbeitgeber trotz bestehender Verpflichtung kein ordnungsgemäßes BEM angeboten, genügt regelmäßig nicht die pauschale Behauptung, eine Weiterbeschäftigung sei ausgeschlossen gewesen. Er muss vielmehr umfassend erläutern, warum weder eine Anpassung des bisherigen Arbeitsplatzes noch eine Veränderung der Arbeitsbedingungen oder eine Beschäftigung auf einem anderen Arbeitsplatz möglich gewesen wäre.
Wurde dagegen ein ordnungsgemäßes BEM angeboten und vom Arbeitnehmer abgelehnt, kann dies die Position des Arbeitgebers im Kündigungsschutzverfahren verbessern. Eine Ablehnung ersetzt aber nicht die vollständige Prüfung der Kündigungsvoraussetzungen.
Was sollte ich vor einem BEM-Gespräch beachten?
Arbeitnehmer sollten die Einladung und beigefügte Einwilligungserklärungen vollständig prüfen. Vorab sollte geklärt werden, wer teilnehmen wird, welche Informationen bereits vorliegen und ob Unterlagen in die Personalakte aufgenommen werden sollen.
Hilfreich ist es, sich vor dem Gespräch zu überlegen, welche Tätigkeiten weiterhin möglich sind, welche Belastungen vermieden werden sollten und welche konkreten Änderungen eine Rückkehr erleichtern könnten. Die medizinische Diagnose muss dabei nicht im Mittelpunkt stehen.
Besteht bereits ein Konflikt über Fehlzeiten, eine Versetzung, eine leidensgerechte Beschäftigung oder eine mögliche Kündigung, sollte die Teilnahme strategisch vorbereitet werden. Unbedachte Angaben zu Erkrankungen, Leistungsfähigkeit oder einer angeblich dauerhaften Einsatzunfähigkeit können später eine erhebliche Bedeutung erhalten.
Rechtliche Einordnung
Das betriebliche Eingliederungsmanagement ist in § 167 Abs. 2 SGB IX geregelt. Danach muss der Arbeitgeber bei einer Arbeitsunfähigkeit von mehr als sechs Wochen innerhalb eines Jahres mit Zustimmung und Beteiligung des betroffenen Beschäftigten klären, wie die Arbeitsunfähigkeit möglichst überwunden, erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden kann.
Die Vorschrift gilt ihrem Wortlaut nach für „Beschäftigte“ und damit nicht nur für schwerbehinderte Menschen. Bei schwerbehinderten oder gleichgestellten Beschäftigten bestehen allerdings zusätzliche Beteiligungs- und Schutzvorschriften.
Das BEM ist ein rechtlich regulierter, aber grundsätzlich ergebnisoffener Suchprozess. Das Gesetz schreibt keine bestimmte Lösung und keinen starren Gesprächsablauf vor. Ordnungsgemäß ist das Verfahren nur, wenn der Arbeitgeber die vorgesehenen Beteiligten einbezieht, die Ziele und den Datenschutz zutreffend erläutert und keine vernünftigerweise in Betracht kommende Maßnahme von vornherein ausschließt.
Im Kündigungsschutzrecht konkretisiert das BEM den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Eine krankheitsbedingte Kündigung nach § 1 Abs. 2 KSchG darf nur das letzte Mittel sein. Fehlt ein ordnungsgemäßes BEM, verschärfen sich deshalb regelmäßig die Anforderungen an den Vortrag des Arbeitgebers zu möglichen leidensgerechten Beschäftigungsalternativen.
Aus dem BEM folgt allerdings nicht automatisch ein Anspruch auf einen bestimmten Arbeitsplatz, auf eine dauerhafte Verringerung der Arbeitszeit oder auf die Schaffung einer neuen Stelle. Eigenständige Ansprüche können sich jedoch aus dem Arbeitsvertrag, aus § 106 GewO in Verbindung mit § 315 BGB, aus dem Recht der Teilzeit, aus dem Schwerbehindertenrecht oder aus der Pflicht zur behinderungsgerechten Beschäftigung ergeben.
Autor
Rechtsanwalt Max Matveev berät und vertritt ausschließlich Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Arbeitsrecht für die Kanzlei Dieks. Seine Schwerpunkte liegen insbesondere bei Kündigungen, im Kündigungsschutz, bei Aufhebungsverträgen, Abfindungsverhandlungen und weiteren Konflikten rund um die Beendigung von Arbeitsverhältnissen. Vor seiner Tätigkeit auf Arbeitnehmerseite war Max Matveev viele Jahre für Arbeitgeber tätig. Er kennt daher nicht nur die rechtlichen Anforderungen an Kündigungen und andere arbeitsrechtliche Maßnahmen, sondern auch die internen Entscheidungswege, wirtschaftlichen Erwägungen und typischen Verhandlungsstrategien auf Arbeitgeberseite. Diese Erfahrung setzt er heute gezielt für die Interessen von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ein.
Max Matveev ist Mitglied der Arbeitsgemeinschaft Arbeitsrecht im Deutschen Anwaltverein und befasst sich zudem intensiv mit der Digitalisierung anwaltlicher Arbeit. Sein Ziel ist es, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern Zugang zu bezahlbarer anwaltlicher Beratung und Vertretung zu ermöglichen.