Welche Rechte und Pflichten gelten beim Dienstwagen?

Ein Dienstwagen ist für viele Arbeitnehmer mehr als ein Arbeitsmittel. Darf das Fahrzeug auch privat genutzt werden, ist die Nutzungsmöglichkeit regelmäßig Teil der Vergütung. Deshalb darf der Arbeitgeber den Wagen nicht ohne Weiteres entziehen. Umgekehrt müssen Arbeitnehmer die vereinbarten Nutzungsregeln beachten, sorgfältig mit dem Fahrzeug umgehen und Schäden oder Unfälle unverzüglich melden.

Welche Rechte und Pflichten beim Dienstwagen gelten, richtet sich vor allem nach dem Arbeitsvertrag, einer Dienstwagenvereinbarung und einer gegebenenfalls einbezogenen Car Policy. Entscheidend ist insbesondere, ob das Fahrzeug nur dienstlich oder auch privat genutzt werden darf.

Ist die Privatnutzung erlaubt, handelt es sich grundsätzlich um einen geldwerten Vorteil und damit um einen Bestandteil der Arbeitsvergütung. Der Arbeitgeber kann diese Nutzung daher nicht beliebig widerrufen. Arbeitnehmer müssen sich ihrerseits an Nutzungsbeschränkungen halten, das Fahrzeug pfleglich behandeln, Verkehrsvorschriften beachten und Unfälle oder Schäden nach den betrieblichen Vorgaben melden.

---

Wann besteht ein Anspruch auf einen Dienstwagen?

Ein Anspruch auf einen Dienstwagen besteht nur, wenn eine entsprechende Rechtsgrundlage vorhanden ist. In der Praxis ergibt sich diese meist aus dem Arbeitsvertrag oder aus einer gesonderten Dienstwagenvereinbarung. Möglich sind außerdem Regelungen in einer Betriebsvereinbarung, einem Tarifvertrag oder einer allgemeinen Dienstwagenrichtlinie.

Ausnahmsweise kann sich ein Anspruch aus dem arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz ergeben. Das kommt etwa in Betracht, wenn alle Arbeitnehmer einer bestimmten Position oder Hierarchieebene nach einer einheitlichen Regel einen Dienstwagen erhalten und der Arbeitgeber einzelne Beschäftigte ohne sachlichen Grund davon ausschließt.

Allein der Umstand, dass ein Arbeitnehmer häufig dienstlich unterwegs ist, begründet noch keinen Anspruch auf ein dauerhaft überlassenes Fahrzeug. Der Arbeitgeber kann Dienstreisen grundsätzlich auch durch Poolfahrzeuge, Mietwagen oder die Erstattung dienstlich veranlasster Fahrtkosten ermöglichen.

Darf ich den Dienstwagen privat nutzen?

Eine private Nutzung ist nur erlaubt, wenn sie ausdrücklich vereinbart oder vom Arbeitgeber nachweisbar gestattet wurde. Fehlt eine solche Erlaubnis, darf der Dienstwagen grundsätzlich nur für dienstliche Zwecke verwendet werden.

Die Privatnutzung kann unterschiedlich weit gefasst sein. Sie kann sämtliche privaten Fahrten einschließlich Urlaubsreisen umfassen, aber auch auf Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder auf bestimmte Länder beschränkt sein. Auch die Nutzung durch Ehepartner, Lebenspartner oder andere Familienangehörige muss gesondert geregelt werden.

Arbeitnehmer sollten nicht davon ausgehen, dass eine allgemeine Erlaubnis zur Privatnutzung automatisch auch die Überlassung an Dritte umfasst. Maßgeblich sind die konkrete Dienstwagenvereinbarung und die Versicherungsbedingungen.

Eine unerlaubte Privatnutzung kann eine Pflichtverletzung darstellen. Je nach Umfang, Vorsatz und vorherigen Hinweisen des Arbeitgebers kommen eine Abmahnung, Schadensersatzansprüche und in schweren Fällen auch eine Kündigung in Betracht.

Darf der Arbeitgeber den Dienstwagen jederzeit entziehen?

Ist die Privatnutzung erlaubt, stellt sie regelmäßig eine Sachleistung und damit einen Teil der Arbeitsvergütung dar. Der Arbeitgeber darf sie deshalb nicht allein aufgrund seines allgemeinen Weisungsrechts entziehen.

Ein Widerruf kann zulässig sein, wenn der Arbeitsvertrag oder die Dienstwagenvereinbarung eine wirksame Widerrufsklausel enthält. Die Klausel muss erkennen lassen, unter welchen konkreten Voraussetzungen die Privatnutzung entzogen werden kann. Ein pauschaler Vorbehalt, nach dem der Arbeitgeber den Dienstwagen jederzeit und ohne Angabe von Gründen zurückfordern darf, ist regelmäßig unwirksam.

Als sachliche Widerrufsgründe kommen beispielsweise der Wegfall einer dienstwagenberechtigten Tätigkeit, eine berechtigte Freistellung nach einer Kündigung oder eine erhebliche Veränderung der arbeitsvertraglichen Aufgaben in Betracht. Auch dann muss der Arbeitgeber bei der Ausübung des Widerrufs die Interessen beider Seiten angemessen berücksichtigen.

Bei der Bestimmung des Rückgabezeitpunkts ist außerdem zu berücksichtigen, dass der geldwerte Vorteil steuerlich grundsätzlich für den gesamten Kalendermonat angesetzt wird. Ein entschädigungsloser Entzug während eines laufenden Monats entspricht deshalb regelmäßig nicht billigem Ermessen. Im Regelfall darf die Privatnutzung erst zum Monatsende widerrufen werden. Für den Zeitraum bis zum Monatsende kann andernfalls eine Nutzungsausfallentschädigung geschuldet sein.

Nach der neueren Rechtsprechung kann eine klar formulierte Klausel wirksam vorsehen, dass die Privatnutzung bei einer berechtigten Freistellung nach einer Kündigung widerrufen wird. Entscheidend bleibt jedoch, dass sowohl die Freistellung als auch der Widerruf rechtmäßig erfolgen.

Was gilt bei einer Freistellung?

Ob der Dienstwagen während einer Freistellung zurückgegeben werden muss, hängt von den vertraglichen Regelungen und vom Grund der Freistellung ab.

Eine Freistellung beendet den Vergütungsanspruch grundsätzlich nicht. Da die private Dienstwagennutzung Vergütungsbestandteil ist, besteht sie regelmäßig fort, solange kein wirksamer Widerruf erklärt wird.

Enthält die Dienstwagenvereinbarung eine wirksame Klausel, die den Widerruf bei einer berechtigten Freistellung erlaubt, kann der Arbeitgeber die Privatnutzung grundsätzlich beenden. Eine unwirksame oder zu weit gefasste Freistellungsklausel allein rechtfertigt den Entzug jedoch nicht.

Darf ich den Dienstwagen während des Urlaubs nutzen?

Ist die Privatnutzung erlaubt, darf der Dienstwagen grundsätzlich auch während des Erholungsurlaubs privat genutzt werden. Urlaub lässt den Vergütungsanspruch nicht entfallen. Der geldwerte Vorteil aus der Dienstwagenüberlassung wird daher weiterhin gewährt.

Abweichende Regelungen können sich aus der Dienstwagenvereinbarung ergeben. Beschränkungen für Auslandsfahrten, bestimmte Länder, zusätzliche Fahrer oder längere Reisen können insbesondere aus Versicherungs- oder Leasingbedingungen folgen.

Vor einer Auslandsreise sollte geprüft werden, ob eine Zustimmung des Arbeitgebers erforderlich ist, ob ausreichender Versicherungsschutz besteht und welche Unterlagen mitgeführt werden müssen.

Was gilt bei Krankheit und Abwesenheit?

Während der Arbeitsunfähigkeit bleibt der Anspruch auf Privatnutzung grundsätzlich so lange bestehen, wie der Arbeitgeber Entgeltfortzahlung leisten muss. Die Dienstwagennutzung ist in diesem Zeitraum Teil der fortzuzahlenden Vergütung.

Nach Ablauf des gesetzlichen Entgeltfortzahlungszeitraums kann der Anspruch auf weitere Privatnutzung entfallen. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass ein Arbeitgeber den Dienstwagen nach Ende des Entgeltfortzahlungszeitraums zurückverlangen kann, wenn keine günstigere vertragliche Regelung besteht.

Anders kann es sein, wenn Arbeitsvertrag oder Dienstwagenvereinbarung ausdrücklich eine weitergehende Nutzung auch nach Ende der Entgeltfortzahlung vorsehen.

Auch während der gesetzlichen Mutterschutzfristen und während eines mutterschutzrechtlichen Beschäftigungsverbots besteht die vereinbarte Privatnutzung grundsätzlich fort, solange die Arbeitnehmerin Anspruch auf die entsprechende Vergütungsleistung hat. Abweichende vertragliche Regelungen sind auf ihre Wirksamkeit zu prüfen.

Wer trägt die laufenden Kosten?

Welche Kosten der Arbeitgeber und welche der Arbeitnehmer trägt, muss in der Dienstwagenvereinbarung geregelt werden.

Üblicherweise übernimmt der Arbeitgeber die Leasing- oder Finanzierungskosten, Versicherung, Kfz-Steuer, Wartung und notwendige Reparaturen. Bei Kraftstoff-, Strom-, Reinigungs-, Maut-, Park- und Garagenkosten können unterschiedliche Regelungen getroffen werden.

Bei privaten Urlaubsfahrten können insbesondere Kraftstoffkosten, Mautgebühren, Vignetten oder Kosten für eine Auslandsversicherung dem Arbeitnehmer auferlegt werden. Auch Selbstbeteiligungen bei Versicherungsschäden können vertraglich geregelt werden. Solche Regelungen müssen transparent sein und dürfen Arbeitnehmer nicht unangemessen benachteiligen.

Bußgelder, Verwarnungsgelder und Geldstrafen wegen eigener Verkehrsverstöße trägt grundsätzlich der Fahrer. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, Geschwindigkeitsverstöße, Parkverstöße oder sonstige persönliche Sanktionen des Arbeitnehmers zu übernehmen.

Wie muss ich mit dem Dienstwagen umgehen?

Arbeitnehmer müssen den Dienstwagen sorgfältig und vertragsgemäß behandeln. Dazu gehört insbesondere, die Betriebsanleitung zu beachten, vorgeschriebene Wartungs- und Inspektionstermine einzuhalten und erkennbare technische Mängel unverzüglich zu melden.

Das Fahrzeug darf nur von Personen geführt werden, die nach der Dienstwagenvereinbarung hierzu berechtigt sind und über eine gültige Fahrerlaubnis verfügen. Wird der Führerschein entzogen oder ein Fahrverbot angeordnet, muss der Arbeitgeber regelmäßig unverzüglich informiert werden.

Veränderungen am Fahrzeug, der Einbau von Zubehör oder die Entfernung betrieblicher Ausstattung sind ohne Zustimmung des Arbeitgebers grundsätzlich unzulässig. Dasselbe gilt regelmäßig für die Weitergabe des Fahrzeugs an nicht berechtigte Dritte.

Was muss ich bei einem Unfall tun?

Nach einem Unfall müssen Arbeitnehmer zunächst die erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der Unfallstelle und zur Versorgung verletzter Personen treffen. Anschließend sind die betrieblichen Meldepflichten und die Vorgaben der Versicherung zu beachten.

Der Arbeitgeber sollte unverzüglich informiert werden. Abhängig von der Dienstwagenrichtlinie und den Umständen des Unfalls kann auch die Polizei hinzuzuziehen sein. Arbeitnehmer sollten den Unfallhergang dokumentieren, Kontaktdaten der Beteiligten und möglicher Zeugen aufnehmen und keine eigenmächtigen Schuldanerkenntnisse abgeben.

Auch kleinere Schäden sollten nicht verschwiegen werden. Eine verspätete oder unterlassene Schadensmeldung kann den Versicherungsschutz gefährden und arbeitsrechtliche Folgen haben.

Wer haftet bei einem Unfall mit dem Dienstwagen?

Die Haftung hängt davon ab, ob sich der Unfall bei einer dienstlichen oder privaten Fahrt ereignet hat und wie schwer das Verschulden des Arbeitnehmers wiegt.

Bei dienstlich veranlassten Fahrten gelten regelmäßig die Grundsätze des innerbetrieblichen Schadensausgleichs. Bei leichtester Fahrlässigkeit haftet der Arbeitnehmer grundsätzlich nicht. Bei mittlerer Fahrlässigkeit wird der Schaden unter Berücksichtigung aller Umstände zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt. Bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz kann eine weitgehende oder vollständige Haftung des Arbeitnehmers in Betracht kommen.

Dabei werden insbesondere die Höhe des Schadens, das versicherbare Risiko, die Stellung des Arbeitnehmers, die Höhe seiner Vergütung, die Gefahrgeneigtheit der Tätigkeit und seine persönlichen Verhältnisse berücksichtigt.

Bei rein privaten Fahrten fehlt regelmäßig die betriebliche Veranlassung. Die Grundsätze des innerbetrieblichen Schadensausgleichs finden deshalb grundsätzlich keine Anwendung. Maßgeblich sind dann insbesondere die allgemeinen Haftungsregeln, die Dienstwagenvereinbarung und der bestehende Versicherungsschutz.

Eine pauschale Klausel, nach der Arbeitnehmer bei jedem Schaden unabhängig vom Verschulden vollständig haften, ist rechtlich eher nicht haltbar.

Muss ich den geldwerten Vorteil versteuern?

Darf ein Dienstwagen privat genutzt werden, entsteht grundsätzlich ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil. Dieser kann nach der sogenannten Ein-Prozent-Regelung oder anhand eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ermittelt werden.

Bei der Ein-Prozent-Regelung wird für die Privatnutzung grundsätzlich monatlich ein Prozent des maßgeblichen Bruttolistenpreises angesetzt. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kann ein zusätzlicher Vorteil berücksichtigt werden. Die gesetzlichen Bewertungsregelungen ergeben sich insbesondere aus § 8 Abs. 2 EStG in Verbindung mit § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG.

Bei Elektro- und bestimmten Hybridelektrofahrzeugen gelten unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen steuerliche Vergünstigungen. Da sich die Voraussetzungen und Bemessungsgrenzen ändern können, sollte die konkrete Abrechnung steuerlich geprüft werden.

Eigene Zuzahlungen des Arbeitnehmers können den zu versteuernden Vorteil mindern. Entscheidend ist, wie die Zuzahlung vertraglich ausgestaltet und in der Lohnabrechnung berücksichtigt wird.

Was gilt bei einer Gehaltsumwandlung?

Teilweise wird der Dienstwagen nicht zusätzlich zum Gehalt gewährt, sondern im Wege einer Gehaltsumwandlung finanziert. Dabei verzichtet der Arbeitnehmer auf einen Teil seiner Barvergütung und erhält im Gegenzug die Fahrzeugnutzung.

Eine solche Gestaltung muss transparent geregelt sein. Insbesondere müssen die Höhe der Gehaltsreduzierung, die Laufzeit, die Privatnutzung, mögliche Eigenanteile und die Folgen bei Krankheit, Elternzeit, Freistellung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses feststehen.

Unabhängig davon, ob der Dienstwagen zusätzlich zum Gehalt oder im Wege einer Gehaltsumwandlung gewährt wird, muss dem Arbeitnehmer der unpfändbare Teil seines Arbeitsentgelts in Geld verbleiben. Übersteigt der Wert des Sachbezugs in einem Monat den pfändbaren Teil des Arbeitsentgelts, ist die Vereinbarung über die Privatnutzung für diesen Monat insgesamt unwirksam. Der Arbeitnehmer kann dann eine Geldzahlung in Höhe des maßgeblichen Sachbezugswerts verlangen.

Muss ich den Dienstwagen nach einer Kündigung zurückgeben?

Mit der rechtlichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses endet grundsätzlich auch das Recht, den Dienstwagen zu nutzen. Der Arbeitnehmer muss das Fahrzeug einschließlich Schlüssel, Fahrzeugpapieren, Tank- oder Ladekarten und sonstigem Zubehör zu dem vereinbarten Zeitpunkt zurückgeben.

Während der Kündigungsfrist besteht der Nutzungsanspruch grundsätzlich fort, wenn der Wagen privat genutzt werden darf. Eine frühere Rückgabe kann verlangt werden, wenn ein wirksamer Widerruf erklärt wurde oder eine entsprechende Rückgaberegelung greift.

Arbeitnehmer sollten einer eindeutigen und wirksamen Rückgabeaufforderung nicht eigenmächtig widersprechen, indem sie das Fahrzeug einfach behalten. Auch bei Zweifeln an der Berechtigung des Arbeitgebers kann eine verweigerte Rückgabe erhebliche Risiken verursachen. Sinnvoller ist es regelmäßig, das Fahrzeug unter Vorbehalt zurückzugeben und mögliche Zahlungsansprüche gesondert geltend zu machen.

Was passiert, wenn der Arbeitgeber den Dienstwagen unberechtigt entzieht?

Entzieht der Arbeitgeber einen auch privat nutzbaren Dienstwagen ohne wirksame Rechtsgrundlage, kann der Arbeitnehmer für den entgangenen Nutzungsvorteil Schadensersatz verlangen.

Die Nutzungsausfallentschädigung wird regelmäßig anhand des steuerlichen Werts der Privatnutzung berechnet. Als Ausgangspunkt wird häufig ein Prozent des Bruttolistenpreises pro Monat herangezogen. Der Anspruch ist grundsätzlich als Bruttobetrag zu behandeln.

Ein solcher Anspruch kann insbesondere bei einer unwirksamen Kündigung, einer unberechtigten Freistellung oder einem unwirksamen Widerruf entstehen. Arbeitnehmer sollten mögliche Ausschlussfristen im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag beachten und den Anspruch möglichst frühzeitig schriftlich geltend machen.

Kann ich nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses an Leasingkosten beteiligt werden?

Der Leasingvertrag besteht regelmäßig zwischen dem Arbeitgeber und dem Leasingunternehmen. Endet das Arbeitsverhältnis vor Ablauf des Leasingvertrags, trägt daher grundsätzlich der Arbeitgeber das wirtschaftliche Risiko des weiterlaufenden Vertrags.

Vorformulierte Klauseln, die Arbeitnehmer unabhängig vom Grund der Beendigung verpflichten, nach dem Ausscheiden sämtliche noch offenen Leasingraten zu übernehmen, können eine unangemessene Benachteiligung darstellen und unwirksam sein.

Anders kann die Bewertung bei transparent ausgehandelten Individualvereinbarungen oder bei besonderen, auf Wunsch des Arbeitnehmers verursachten Mehrkosten ausfallen. Entscheidend sind die konkrete Vertragsgestaltung und die Umstände der Beendigung.

Rechtliche Einordnung

Die dienstliche Überlassung eines Fahrzeugs betrifft zunächst die Organisation der Arbeitsleistung. Erlaubt der Arbeitgeber zusätzlich die Privatnutzung, erhält der Arbeitnehmer jedoch eine geldwerte Sachleistung. Diese Nutzungsmöglichkeit ist regelmäßig Teil der nach § 611a Abs. 2 BGB geschuldeten Vergütung.

Daraus folgt, dass der Arbeitgeber die Privatnutzung nicht allein aufgrund seines Weisungsrechts nach § 106 GewO beenden kann. Er benötigt eine vertragliche Grundlage oder das Einverständnis des Arbeitnehmers. Vorformulierte Widerrufs- und Rückgabeklauseln unterliegen der Kontrolle nach §§ 305 ff. BGB. Sie müssen insbesondere transparent sein und dürfen den Arbeitnehmer nicht unangemessen benachteiligen.

Ein Widerrufsvorbehalt muss die möglichen Widerrufsgründe hinreichend konkret benennen. Selbst bei einer wirksamen Klausel ist zusätzlich zu prüfen, ob der Arbeitgeber sein Widerrufsrecht im konkreten Fall nach billigem Ermessen ausgeübt hat.

Während Zeiten, in denen der Arbeitgeber Arbeitsentgelt schuldet, besteht grundsätzlich auch der Anspruch auf den als Vergütungsbestandteil gewährten Dienstwagen fort. Das betrifft insbesondere Urlaub und grundsätzlich auch die ersten sechs Wochen einer krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit. Nach Ende der Entgeltfortzahlung kann der Anspruch entfallen, soweit keine günstigere vertragliche Regelung besteht.

Wird der Dienstwagen unberechtigt entzogen, kann ein Schadensersatzanspruch nach §§ 280 Abs. 1, 283 BGB entstehen. Die nachträgliche Nutzung des Fahrzeugs kann wegen des Zeitablaufs nicht mehr nachgeholt werden. Deshalb wird der entgangene Nutzungsvorteil finanziell ausgeglichen.

Für Fahrzeugschäden bei betrieblich veranlassten Fahrten gelten die von der Rechtsprechung entwickelten Grundsätze der beschränkten Arbeitnehmerhaftung. Vertragliche Haftungsklauseln dürfen diese Grundsätze nicht ohne Weiteres zulasten des Arbeitnehmers ausschließen.

Fazit

Die Rechte und Pflichten beim Dienstwagen ergeben sich in erster Linie aus der konkreten Dienstwagenvereinbarung. Ist die Privatnutzung erlaubt, handelt es sich regelmäßig um einen Vergütungsbestandteil, den der Arbeitgeber nicht beliebig entziehen darf.

Arbeitnehmer müssen das Fahrzeug vertragsgemäß und sorgfältig nutzen, Schäden unverzüglich melden und die vereinbarten Kosten- und Fahrerkreise beachten. Bei einem unberechtigten Entzug, einer überhöhten Haftungsforderung oder einer problematischen Rückgabeklausel können Zahlungs- oder Schadensersatzansprüche bestehen.

Autor

Rechtsanwalt Max Matveev berät und vertritt ausschließlich Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Arbeitsrecht für die Kanzlei Dieks. Seine Schwerpunkte liegen insbesondere bei Kündigungen, im Kündigungsschutz, bei Aufhebungsverträgen, Abfindungsverhandlungen und weiteren Konflikten rund um die Beendigung von Arbeitsverhältnissen. Vor seiner Tätigkeit auf Arbeitnehmerseite war Max Matveev viele Jahre für Arbeitgeber tätig. Er kennt daher nicht nur die rechtlichen Anforderungen an Kündigungen und andere arbeitsrechtliche Maßnahmen, sondern auch die internen Entscheidungswege, wirtschaftlichen Erwägungen und typischen Verhandlungsstrategien auf Arbeitgeberseite. Diese Erfahrung setzt er heute gezielt für die Interessen von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ein.

Max Matveev ist Mitglied der Arbeitsgemeinschaft Arbeitsrecht im Deutschen Anwaltverein und befasst sich zudem intensiv mit der Digitalisierung anwaltlicher Arbeit. Sein Ziel ist es, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern Zugang zu bezahlbarer anwaltlicher Beratung und Vertretung zu ermöglichen.